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                2016年二级秘书资格考试最新备考试题及答案(2)
                考试吧 2016-08-23 14:49:22 评论(0)条

                  一、请看录像(文字部分即为录像内容),找出录像中秘书晓红行为及工作环境中的至少10项正确或错误点。

                  经理办公室。张总经理:“经理办公会对我公司扩大××新产品生产提出意见,先由你们组织有关人员就此项工作进行市场调查,然后写出可行性研究报告,由经理办公会再做决定。”

                  晓红:“这应该是生产部和销售部的事,我们办公室这么多工作,哪有时间呀?”

                  张总经理:“你们可以会同有关部门一起去做,由你们牵头,把办公室的工作合理安排一下。”

                  晓红:“好。”(不情愿地转身离开。)

                  晓红的办公室,办公桌上堆放着很多文件,其中有带“机密”字样的文件。 晓红拨打电话:“小李你好,我是晓红,请你到我办公室来。”

                  小李推门进来。晓红:“小李,总经理布置我们就公司扩大X X新产品生产的问题做市场调查,在这方面你很有经验,我已与生产部和销售部打过招呼,由你负责这项工作。”

                  小李:“卫秘书,您看采取怎样的调查方法最为合适呢?”

                  晓红:“我认为,现场调查和召开座谈会的方式都可以。”

                  小李:“好,我会尽快做出方案向您汇报。”

                  晓红:“你手头上的工作向新来的王秘书交代一下,特别要提醒她按照工作的轻重缓急去安排工作。”

                  数日后,晓红在办公室认真整理调查材料,撰写可行性研究报告。 标题:《扩大X X X新产品生产可行性研究报告》

                  正文分为总论、概况、介绍、分析。

                  参考解析:

                  1.对领导布置的工作推脱,不能愉快接受。(×)

                  2.办公桌不整齐。(×)

                  3.保密意识不强,保密文件没有按要求存放。(×)

                  4.打电话语言正确。(√)

                  5.分配工作时能够考虑员工的工作经验。(√)

                  6.指导下属按工作的轻重缓急去安排工作。(√)

                  7.了解调查研究的正确方法,给下属以指导。(√)

                  8.按要求撰写报告。(√)

                  9.报告标题正确。(√)

                  10.报告缺少建议和结论部分。(×)

                  二、请看录像(文字部分即为录像内容),找出录像中秘书晓红行为及工作环境中的至少10项正确或错误点。

                  经理办公室。

                  晓红:“王总,鉴于我公司信息管理较为混乱的现象,我们办公室起草了一份信息管理制度,请您审阅。”

                  王总:“很好。”

                  王总边看边说道:“工作制度、传递制度、专报制度、存储制度、审批制度,还缺少一个重要制度,保密制度,你们再去修改一下吧。”

                  晓红认真做着记录:“好吧,我去修改。”

                  王总:“下周与利华公司签字仪式准备好了吗?”

                  晓红:“您放心吧,绝对没问题,我将工作分头做了布置,各负其责,我一会还要到会场去检查。”

                  王总:“待签文本准备好后给我看一下。”

                  晓红:“文本的准备我已委托对方的陈秘书负责,签字仪式时带来。”

                  王总很生气地说:“合同文本要双方共同校对、审定,怎么能交给对方不管了呢?” 晓红:“我立即与对方联系。”

                  在签字仪式现场。晓红边巡视边生气地对秘书小李说道:“要悬挂签字仪式名称的横幅,签字桌不能铺红色台布,应改为深绿色的,这些问题已和你们说了好几遍,为什么不照办?”

                  小李:“卫秘书,仪式有多少人参加,我们要准备好酒杯。”

                  晓红:“对方大概5人,我们人多一些,约l2人吧,你去准备吧。”

                  参考解析:

                  1.能够主动发现问题并采取措施(制定制度)。(√)

                  2.信息制度不全面。(×)

                  3.与领导谈话时能够认真做记录。(√)

                  4.过于自信和绝对。(×)

                  5.懂得分配下属工作,要求各负其责。(√)

                  6.待签文本不应交给对方单方负责。(×)

                  7.能够进行现场检查。(√)

                  8.及时发现问题并指出(缺少横幅、台布颜色不正确)。(√)

                  9.对下属的错误应耐心指正。(×)

                  10.签字仪式双方人数应大致对等。(×)

                  三、、按照以下便条要求完成工作

                  背景说明:你是亚晖时代公司行政总监李琳,下面是总经理王涛需要你完成的工作。

                  按照以下便条要求完成工作。

                  便 条

                李琳:

                  为了加强信息管理工作,公司近期将举办信息工作培训班,由你在培训班上就信息决策的程序和辅助决策的信息工作方法作一个发言,请你于下周一前将书面材料先交给我审阅。

                  谢谢。

                  总经理:王涛

                  2007年6月3日

                  参考解析:

                  1.信息决策的程序。

                  决策程序是指决策过程中所要依次经历的各个步骤,一般分为四个阶段:

                  (1)确定决策目标。决策目标是在一定的环境条件下,在预测的基础上,拟定出的实现目的。

                  (2)制定决策方案。对目标进行分析,制定出多种可供选择的方案。

                  (3)选定决策方案。对各个备选方案进行评估、论证,通过分析判断,选择出最优化方案,作出决策。

                  (4)贯彻实施和追踪检查。将决策付诸实施,并对决策执行情况进行跟踪检查,针对实施情况对决策进行控制和修正。

                  2.辅助决策的信息工作方法有如下几种:

                  (1)调查法。通过调查研究掌握决策对象各个构成部分的现实状况,掌握精确的数据,发现问题,避免决策失误。

                  (2)比较法。把同类问题在历史上呈现的不同结果作定性和定量比较分析,研究工作活动的情况及规律。

                  (3)预测法。依据过去和现在的信息,通过分析判断,推导事物发展变化状况和趋势,预测未来。

                  (4)综合法。从总体上对信息进行系统的归纳、分析和整合,提高信息的真实性和准确度,为决策提供深加工信息。

                  (5)优选法。在系统综合的基础上,从不同的可行方案和意见中选优,最后作出审慎的决策。

                  四、请看录像(文字部分即为录像内容),找出录像中秘书晓红行为及工作环境中的至少15项正确或错误点。

                  张总经理办公室。秘书晓红认真听领导布置工作,并做着记录。

                  张总经理:“公司决定参加下个月在上海举行的科博会,整个策划工作由你来负责,这次参会很重要,各项工作要保证万无一失。”

                  晓红:“这次参会的规模如何?”

                  张总经理:“是我们历次参会规模最大的一次,有近百万人的强大阵容。”

                  晓红:“我先收集一些资料,制订一个完整的工作计划,组建几个筹备小组。” 张总经理:“很好,你尽快去落实吧。”晓红离开。

                  晓红急忙回到自己的办公室,办公桌上堆放着很多文件,还有些零食。晓红打开电脑,通过网络查找历届科博会的有关资料,拟写工作计划,并用局域网发布筹备会议通知。

                  晓红提前到达会议室,检查会场及设备情况。

                  晓红主持会议:“科博会筹备小组正式组建,为保证圆满完成任务,我们团队中的每一个人都要团结一致,努力工作。我草拟了一份工作计划,其中包括工作目标、任务项目、最终期限和具体内容以及数量指标等交大家讨论。”晓红将工作计划用投影的形式放映在屏幕上。

                  大家踊跃发言,晓红认真倾听,并不断点头给发言者以鼓励。

                  晓红:“我们可以就一个个小问题逐个讨论,比如划分成几个工作小组,像资料组、会务组、联络组等,有办会经验的老同志和几位新同志互相搭配。”

                  大家普遍赞同。

                  晓红:“完成任务后,给大家发奖金。”

                  会后,小张找到晓红,“卫秘书,我与刘师傅合不来,恰巧分在一个组里,能否调换一下。”

                  晓红:“怎么这么多事儿,和谁工作不一样。”

                  小张闷闷不乐地走开了。

                  参考解析:

                  1.对领导布置工作边听边记录。(√)

                  2.能够主动询问工作。(√)

                  3.了解应该做的准备工作(收集资料、制订方案、筹建小组)。(√)

                  4.办公桌不整洁。(×)

                  5.会利用网络查找资料和发布会议通知。(√)

                  6.提前到达会场检查准备工作。(√)

                  7.具备主持会议的能力。(√)

                  8.具有团队意识。(√)

                  9.工作计划包括的内容完整。(√)

                  10.会用投影设备。(√)

                  11.认真倾听大家发言,并不断给予鼓励。(√)

                  12.能够正确引导会议进程。(√)

                  13.了解团队合作的方法(新老同志搭配)。(√)

                  14.不应向大家许诺发奖金。(×)

                  15.不能耐心地给员工做思想工作。(×)

                  五、试运用公共关系学中的相关知识分析评点以下案例。

                  便 条

                李琳:

                  作为秘书经常随领导出行,怎样做好随行事务,在这方面你很有经验,请你用书面的形式向新来的秘书小王介绍一下对秘书随行工作的要求,拟好后直接交给她即可。

                  谢谢。

                  总经理:王涛

                  2007年4月8日

                  参考解析:

                  随行工作的要求:

                  1.积极主动。在随行期间,要主动开展工作,不仅要处理好自己本职内的事务,而且要积极为领导工作着想,在领导参加各项活动前,主动提醒领导做好准备工作,真正当好领导的参谋和助手。

                  2.谨慎行事。秘书始终是随行人员,除领导授权外,对任何问题都无权表态,一言一行都要对领导负责,可以选择适当的时机或方式向领导提出自己的意见或建议,但要服从领导的决定。

                  3.办事细心。秘书随从领导外出,工作人员少,任务繁杂,任何环节出现问题都会给领导的出行带来影响,因此,处理任何事情都要认真仔细,不能有半点疏忽大意。

                  4.随机应变。外出期间,因各种原因造成不能按原计划执行,或发生意想不到的事情,秘书应随机应变,妥善处理,在重大问题上按领导指示办理。

                  5.不搞特殊。秘书在出行期间,必须事事以身作则,表现出良好的精神风貌,不借外出机会大吃大喝,不索要礼物,不暗示超标接待。

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